Un buen Plan de comunicación se piensa y luego se hace
Hoy en día, es fácil (y teóricamente rápido) publicar en redes sociales, mandar un email a nuestros empleados o crear una noticia en nuestro blog. Y muchas empresas siguen sus impulsos a la hora de lanzar comunicaciones sin realizar un análisis de situación, definir su público efectivo o tener claros los mensajes.
Pero créenos, poner en marcha acciones sin saber qué se quiere conseguir no es una buena opción, porque recuerda: las buenas comunicaciones comienzan con un gran Plan de comunicación.
¡Así que entremos en materia! Veamos qué es un Plan de comunicación, cómo crearlo y analicemos un ejemplo.
¿Qué es un Plan de comunicación?
“Un Plan de comunicación es una hoja de ruta que permite planificar las acciones comunicativas de una empresa, tanto internas como externas.”
Puri Ruescas
Social Media Manager
Un Plan de comunicación consiste en crear un documento que describe cómo una empresa se va a comunicar con su público objetivo. En ese documento se recogen los objetivos SMART (específicos, medibles, alcanzables, orientados a resultados y programados en un tiempo determinado), canales, estilo, recursos que son necesarios para lograrlo. De esta forma, se pretende garantizar que la comunicación sea efectiva, transparente, coherente y que esté enfocada a los objetivos de la empresa.
Estos planes son utilizados, principalmente, para:
- Gestionar proyectos empresariales.
- Mejorar la comunicación interna en la empresa.
- Potenciar la comunicación externa.
- Solventar las crisis de reputación. Es decir, se utilizan para minimizar el impacto y mejorar la confianza que tienen los clientes en la marca.
Tipos de Planes de comunicación
Existen diferentes tipos de planes de comunicación. Nosotros hemos hecho doble clasificación, atendiendo al público y a los canales empleados:
- Plan de comunicación externo. La intención es acercar la empresa a individuos que están fuera de la empresa como son los accionistas, proveedores o consumidores a través de la comunicación de mensajes. De esta manera, se pretende mejorar la imagen de la marca.
- Plan de comunicación interno. Se utiliza para mantener informados a los empleados de la empresa sobre las tareas que han de desempeñar. Esto mejora el clima laboral, la motivación de estos y su productividad.
- Plan de comunicación offline. Recoge el proceso de la transmisión de la información a través de los canales tradicionales como son: radio, prensa, televisión, correo postal, etc.
- Plan de comunicación online. Se refiere a la transmisión de la información a través de medios digitales como las redes sociales, correo electrónico, publicidad en línea, etc.
Pasos clave para crear tu Plan de comunicación
Un Plan de Comunicación es una herramienta muy poderosa, y también, es relativamente fácil de crear. El primero puede resultar un poco más tedioso, pero con la práctica verás cómo esta metodología es sencilla y fácil de aplicar.
Sigue este paso a paso:
1. Investigación y análisis
- Análisis de la situación actual. Estudia cuál es la situación de la empresa. Para ello, puedes realizar un clásico análisis DAFO, en el que definir las debilidades, fortalezas, amenazas y oportunidades.
- Definición de los objetivos que se pretenden alcanzar. Por ejemplo, uno de los objetivos puede ser mejorar la reputación o comunicar un nuevo programa formativo a empleados. Recuerda que los objetivos han de ser específicos, medibles, alcanzables, relevantes y de duración determinada (son conocidos como objetivos SMART).
- Identificación de públicos. Identifica cuál es el público objetivo de tu empresa y define muy bien sus necesidades, intereses y comportamientos. No es lo mismo lo que espera de ti un inversor, que un empleado o un cliente. La finalidad es poder establecer un Plan que permita alcanzar los resultados esperados.
- Competencia. Has de recopilar la máxima cantidad de información en relación a tus competidores directos e indirectos (especialmente si tu Plan está enfocado a un público externo). Para ello, puedes analizar su estrategia de marketing, identificar cuáles son sus fortalezas y debilidades o estudiar las palabras claves en las que aparecen tus competidores como las primeras opciones en los buscadores.
2. Selección de canales y creación de mensajes
- Elige el canal (o los canales) que mejor pueda cumplir con tus objetivos. Cada público está en un sitio, y debes comunicarte con ellos a través de esos canales. Un punto a tener en cuenta es el presupuesto con el que cuentes, ya que no es lo mismo lanzar un vídeo que un email.
- Crear mensajes claves. Comunica de manera coherente con tu marca, cuidando su narrativa y haciendo mensajes efectivos. Un mensaje efectivo es el que consigue impactar por su creatividad, sin perder la claridad de lo que hay que comunicar. La regla de menos es más suele ser bastante efectiva.
¡Importante! No te recomendamos realizar muchas acciones al mismo tiempo por la saturación, falta de recursos y tiempo. Por ese motivo, es vital establecer prioridades sobre unos objetivos u otros.
3. Implementación
- Recursos. Define cuáles son los recursos que vas a invertir en cada una de las acciones que pretendes poner en marcha para conseguir tus objetivos. Entre esos recursos está la tecnología, el tiempo, el personal, los materiales o el dinero.
- Cronograma. Una vez que se han realizado todos los pasos anteriores, debes detallar un cronograma sobre las fechas en las que vas a realizar todas las acciones y cuando vas a realizar la evaluación del progreso.
- Colaboración y apoyo. Busca personas del equipo que se involucren en la planificación y desarrollo diario del trabajo, o colaboradores de confianza. El objetivo es asegurarse de que tienes su apoyo y están motivados para que trabajen con mayor empeño.
4. Evaluación y seguimiento
Un Plan de comunicación suele ser un ente vivo, así que una vez que lo has diseñado y lo has puesto en marcha dentro, has de evaluarlo para ver su efectividad. Para ello, por ejemplo, puedes analizar el rendimiento y eficacia de las estrategias y acciones establecidas. Esta evaluación ha de hacerse al menos una vez al año, para comprobar si se están cumpliendo los objetivos marcados, y en caso de que no sea así, realizar los ajustes necesarios.
“Algunos de los KPIs que podemos definir en nuestro Plan de comunicación son: share of voice, valor publicitario, engagement y fidelización y relación con los clientes.”
Un ejemplo de Plan de comunicación interna: evolución cultural
Globalcaja, entidad financiera con la que llevamos trabajando 7 años estaba inmerso en quería llevar a cabo un Plan de comunicación entre sus empleados para comunicarles la evolución cultural de la compañía: nuevos valores, escuela de líderes, así como la transformación de su estilo de liderazgo.
Les ayudamos con la ejecución de tooooodo el Plan. Calendarizado en 4 meses, fuimos combinando los puntos de contacto con los empleados para comunicarles todo esto. Creamos una serie de emails, infografías y vídeos que resumían el trabajo de muchos meses. ¡Aquí te enseñamos algunas de las piezas!
Así que ya sabes, si nunca has hecho un Plan de comunicación, ¡hoy puede ser un buen día para comenzar! Y recuerda que es importante rodearse de personas que puedan darte soporte tanto en su concepción como en su implementación, haciendo realidad todas las piezas que necesites para ejecutarlo. Y para ello, por supuesto, puedes contar con nosotros.
